Los gastos de representación hacen referencia a aquellos que potencian de forma comercial la empresa para representarla ante los clientes. Estos son deducibles en algunos casos. Según la Ley del Impuesto sobre Sociedades, se entienden como gastos de representación deducibles todos aquellos que están marcados como necesarios para realizar la actividad de la empresa y, por tanto, permiten generar ingresos a la misma. Por ejemplo, pueden entenderse como tal la estancia en un hotel, invitación a restaurante, regalo de empresas, entradas de espectáculos… Esto se hace para potenciar la comercialización de la empresa ante sus clientes y proveedores.

La teoría es bastante sencilla. Sin embargo, a veces distinguirlos no es tan fácil. Por eso, en Trámites Fiscales te ayudamos con tus gastos para que conozcas bien en qué situación puedes deducírtelos y cuáles son los gastos de representación que podríamos contabilizar para tu actividad.

Los gastos de representación más comunes

Seguro que has vivido esta situación más de una vez: comida con clientes, acompañar a proveedores a espectáculos,… Pues bien, los gastos más comunes de representación son las comidas de trabajo, pero no vale en cualquier situación. Solo se consideran como gasto deducible aquellas comidas que se han realizado en un establecimiento de hostelería. Si la comida se realizase en un ámbito privado, no se puede deducir.

Además, para justificar que esta comida es de empresa, es necesario pedir la factura completa de empresa. En ella se incluye el nombre de la misma, la razón social el NIF, los datos del proveedor, la fecha, el número de factura, desglose de los conceptos, base imponible y tipo impositivo. También es obligatorio incluir el número de comensales y el motivo de la comida.

Los gastos derivados de la contabilización del Impuesto sobre Sociedades no se engloban dentro de los de representación. Tampoco se consideran como tal las multas y sanciones, ya sean penales o administrativas. Los recargos del periodo ejecutivo o el recargo por declaración extemporánea sin requerimiento previo, así como las pérdidas del juego, los gastos de actuaciones contrarias al ordenamiento…

Justificación del gasto

Además de aprender a distinguir entre los gastos de representación, la Agencia Tributaria ha establecido unas pautas para que pueda considerarse deducible. Este gasto debe encontrarse contabilizado en la cuenta de pérdidas y ganancias del ejercicio. Además, debe ser un gasto imputable temporalmente y estar justificado en base a alguna documentación. Si quieres desgravar el gasto, es obligatoria la justificación.

También es importante saber que el importe anual destinado a este tipo de gastos no puede ser superior el 1%  del importe neto de la cifra de negocios (si son deducibles) dentro de ese mismo periodo impositivo.

Como se trata de una cuestión peliaguda, en Trámites te recomendamos recurrir a un experto en asesoría fiscal que realice por ti estos procesos.